Blog

【例文付き】オフィス移転の案内メール！送るタイミングや注意点は？

2022/4/13

オフィスを移転する3～4ヶ月ほど前になれば、移転先や連絡先について取引先へ周知を行いましょう。周知の方法は、郵送やFAX、メールなどさまざまです。郵送が一般的ですが、なかなか時間を割けずにメールでお知らせするという方もいるでしょう。そこでこの記事では、オフィス移転の際のメールの書き方や、送信するときのポイントをご紹介します。実際の例文も載せていますので、ぜひ参考にしてみてください。 https://starmoving-blog.com/archives/17181

【オフィス移転】案内メールの構成

ここでは、移転の際に送るメールの書き方・構成をご紹介します。顧客や取引先に伝える情報や、きちんとした文章を書く方法を押さえておきましょう。

挨拶文（冒頭）

オフィス移転の案内メールは、まず丁寧な挨拶文から始めます。手紙のような時候の挨拶ではなく、日ごろからお世話になっている感謝を伝える内容が好ましいです。特に事業の拡大に伴う移転の場合は、取引先や顧客に感謝の意を伝えるのが重要になります。今後も良好な関係を続けていくためにも、挨拶文でしっかりと謝意を伝えましょう。その他の内容は、基本的なビジネスメールの慣習に従って記入していきます。

移転日と移転先

案内メールで最も重要な部分が、移転日や移転先などの情報です。具体的には、以下のような情報を記載することになります。

移転の旨
移転日
移転先の住所・電話番号・FAX番号（住所は省略せず、正式なものを記載する）

基本的にはこうした情報だけでも十分ですが、次にご紹介する内容を含めると、顧客や取引先に対してより親切になります。

移転先の地図(GoogleマップなどのURL)
移転後の営業開始日・開始時間
移転に伴う休業期間

こうした内容から何を伝えるかを事前にピックアップしたうえで、内容に抜けや漏れがないかをしっかりと確認しましょう。またこうしたメールは情報量が多くなるため、箇条書きで記載するとより伝わりやすくなります。

挨拶文（締め）

メールの最後は、今後も良好な関係を維持したい旨を記載して締めくくります。オフィス移転の案内メールもビジネスメールの一環であるため、こうした形式的な挨拶は欠かせません。感謝の気持ちが伝わるよう、丁寧な文章を心がけましょう。

【オフィス移転】案内メールの例文3パターン

ここでは、実際にオフィス移転の案内メールの例文をご紹介します。案内メール作成の際は、例文を参考に失礼のない文章を作成するようにしましょう。

例文その1

(タイトル) 【重要】事務所移転のお知らせ (本文)いつも大変お世話になっております。株式会社○○の○○です。さて、この度弊社は〇月〇日より下記の住所へ本社を移転することとなりました。これを機に更に皆様のご期待に添えますよう、一層の努力を重ねる所存です。まずは略式ながら、ご挨拶とさせていただきます。・新住所郵便番号東京都〇〇区〇〇　〇〇―〇〇―〇〇 URL：(地図のURL) ・電話番号 00-0000-0000 ・FAX番号 00-0000-0000 ・新事務所での営業開始日〇月〇〇日今後とも、ご指導のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

例文その2

(タイトル) 【○○会社】オフィス移転のお知らせ (本文) 株式会社○○○　○○部 ○○様いつもお世話になっております。株式会社〇〇の○○でございます。このたび弊社は、○○年○月○日をもちまして事務所を移転することとなりました。つきましては、以下の通り新住所をご案内させていただきます。また、電話番号・FAX番号にも変更がございますので、併せてご案内させていただきます。移転に伴い、○○月○日（○曜日）は休業とさせていただき、○○月○日（○曜日）から通常通りの営業となります。ご理解のほど、何卒よろしくお願いします。これを機に、皆様のご期待にお応えできるよう鋭意努力いたす所存でございます。今後ともご指導ご鞭撻の程、宜しくお願い申し上げます。メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎご挨拶とさせていただきます。【新住所】〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇-〇見本ビル３階地下鉄〇〇駅〇番出口徒歩３分 ※添付の地図をご参照ください【新電話番号】 TEL：00-0000-0000 【新FAX番号】 FAX：00-0000-0000 【業務開始日】 ○○年○月○日（○曜日） ※移転に伴い、○○年○月○日（○曜日）は休業とさせていただきます。

例文その3

(タイトル) 【重要】事務所移転のお知らせ、及び移転に伴う休業日のお知らせ (本文) 〇〇株式会社　◯◯部 ○○様株式会社○○の○○です。いつも、大変お世話になっております。この度、弊社の事務所が下記の通り移転することになりましたのでお知らせいたします。あわせて電話番号やファックス番号にも変更がありますので、ご確認のほど宜しくお願いいたします。尚、各担当のメールアドレスにつきまして変更はございません。移転に伴い、【◯月◯日（休業日）】は誠に勝手ながら休業とさせていただきます。【◯月◯日（営業開始日）】から通常通りの営業とさせていただきますので、ご理解のほど、何卒よろしくおねがいします。移転後の事務所は、◯駅より徒歩◯分のところにございますので、お近くにお越しの際には是非お気軽にお立ち寄りください。今後とも一層のご愛顧を賜りますよう、何卒お願いいたします。・新住所〒000-0000 東京都〇〇区〇〇　〇〇―〇〇―〇〇・新電話・FAX番号 TEL：0120‐000‐000 FAX：0120‐000‐000 ・新事業所ご案内図 (GoogleマップのURL) どうぞ、よろしくおねがいします。

オフィス移転の案内メールを送信するときのポイント

オフィス移転の案内メールには、文体や内容以外にも注意すべき点が3つあります。順番にご紹介していきます。

複数の送付方法を検討する

オフィス移転の案内には、メール以外にも「郵送」「FAX」「Webサイト」という方法があります。ここまでご紹介したメールという方法はあくまでも略式、簡易的な方法です。そのため、相手によっては失礼にあたるケースも存在します。送付方法はどれかひとつに絞るより、案内を伝えたい相手に案内がいきわたるように複数の方法を用いるのが一般的です。また、あらかじめ送付先をリストアップしておくだけでなく、送付方法に合わせたリストを作成するとさらに効果的です。それぞれの送付方法と特徴を一覧にまとめましたので、以下をご覧ください。

送付方法	特徴
メール	費用がかからずすぐに送れる。ただしあくまで略式のため、相手にとって失礼になる可能性も。
郵送	丁寧でオフィシャルな印象を与えられる。手書きの場合は手間がかかる。
FAX	郵送と同様の文章を、すぐに送ることが可能。送信ミスを防ぐための対策が必要になる。
Webサイト	多くの対象に送ることができる。ただし、Webサイトに来ないと情報を見られにため、情報の補完として使う。

通常のメール内にも移転した旨を記載する

移転の案内メールを送っても、相手が覚えていてくれるとは限りません。移転したことを強調するためには、日ごろからメールの署名に移転日と移転先を明記しておくのがおすすめです。こうすることで、取引先や顧客への周知を徹底することができます。また、署名に移転先の情報を入れるのは、移転から数ヶ月間ほどに設定しましょう。

送信エラーになってないか確認する

複数の相手に一斉送信する場合は、送信エラーに要注意です。万が一メールが送られていなかった場合は、送り先にも失礼にあたります。戻ってきているメールがないか、送信後に必ず確認するようにしましょう。

まとめ

オフィス移転の通知にはメール以外にも、郵送やWebサイトでの公開などの手段があります。移転することが関係各所に漏れなく伝わるよう、複数の方法を併用しましょう。オフィス移転のメールを送信したら、本格的に引っ越し準備を開始することになります。移転の当日になって慌てることの無いよう、移転を決めたら不用品の処分や移送する大型什器の把握などを始めるようにしましょう。格安でオフィス移転の引越しを行うなら、オフィス移転専門のスター引越センターをご検討ください。引っ越し後の配線工事やレイアウト作業もご依頼いただけます。詳しいサービス内容はこちら

一覧へ戻る

call_made